🦷 Как автоматизировать стоматологию и сделать +27% посещений. Кейс сети клиник

До внедрения: хаос, напоминание вручную и упущенные пациенты

Пациенты записывались, но далеко не все приходили
Напоминания писались вручную, задачи и заметки на бумаге и в таблицах
Звонки терялись между филиалами и операторами
Повторные визиты не контролировались
Собственник видел только ощущения, не цифры

От Excel и бумажек — к системе, которая работает

«До вас мы писали пациентам напоминания вручную. А телефония у нас вообще была в прошлом веке. Excel, бумажки, блокноты, где-то что-то забыли, где-то общались с пациентом в личном WhatsApp — и потеряли. Всё было врозь».

Где терялись пациенты

Ручная запись и потеря информации
Администраторы вели запись пациентов в Excel, блокнотах и через личные чаты в мессенджерах. Ни истории клиента, ни напоминаний, ни общей картины. Если сотрудник уходил — информация могла быть просто потеряна.
👉 Один пациент мог попасть в расписание дважды или двое записаны на одно время, другие — потеряться вовсе.
Разрозненная телефония
В Москве и Санкт-Петербурге работали разные операторы, без единой IP-АТС. Записи звонков не было, статистики тоже.
👉 Администратор мог сказать: «Да, я ему звонила!» — и это невозможно было проверить. А на уровне руководства — полная тишина.
Пациенты не доходили до приёма
Уведомления отправлялись вручную или не отправлялись вовсе.
👉 Пациенты забывали, и большинство просто не доходили до приёма
Нет сквозной аналитики
Не было отчётов и понимания, как обрабатываются обращения.
👉 Кто работает с повторными пациентами? Сколько ушло в «молчанку»? Какие филиалы тянут, а какие проседают? Только ощущения и разговоры на планёрках.

Поворотный момент

«Я была на конференции Sinergium и услышала, что другие клиники уже используют amoCRM. Я поняла: если мы не сделаем это сейчас — мы останемся в прошлом».

— Алина, руководитель сети клиник

В этот же день Алина зарегистрировала аккаунт amoCRM и начала обсуждение с интеграторами.

Почему выбрали нас

«Мне звонили 5–10 интеграторов. Но Серафим и Илья реально вникли. Показали, как будет работать, на примере другой клиники в Miro (визуально оформленный процесс работы клиники). Всё было чётко и без воды. После второй встречи вопросов не осталось».

— Алина, руководитель сети клиник

Как клиника за месяц навела порядок в заявках и доведении пациентов до приёма

📌 1. Погружение

Интервью с собственником и ключевыми сотрудниками
Не просто задали вопросы, а провели полноценный аудит текущих процессов: кто и как принимает заявки, как ведутся пациенты, какие точки «зависают» и где чаще всего теряются клиенты.
Интервью с администраторами
Услышали реальную картину с «поля»: почему не все пациенты доходят, где возникают накладки в расписании, какие задачи не успевают закрывать. Это позволило выявить барьеры и недоработки, о которых руководитель даже не знал.
Собрали карту проблем и план действий
Сразу разделили: что можно исправить «настроить», что нужно автоматизировать, и что — изменить на уровне процесса. Получился понятный список: что, когда, зачем и кто отвечает.

📌 2. Проектирование

Визуализировали путь пациента
От первого клика на сайте или сообщения до повторного визита через полгода. Подробно описали все сценарии: с подтверждением, без подтверждения, с неявкой, с переносом и т.д.
Карта процессов — в Miro
Впервые собственник наглядно увидел путь пациента — и где его можно потерять. Всё наглядно в Miro. После этого решения принимались быстрее.

Согласовали ТЗ, понятное не только технарям
Не сухая техническая спецификация, а подробный, доступный и наглядный документ, который руководитель может открыть и сам быстро объяснить сотруднику логику работу системы, что и на каких этапах нужно сделать. Делать этого ему не придется, но об этом позже.

📌 3. Интеграция и настройка

Подключили МИС напрямую
Данные о приёмах, враче, услугах, стоимости и статусе визита теперь автоматически попадают в amoCRM — без ручного ввода.

Настроили 4 ключевые воронки:
Первичный приём — от заявки до факта визита
Повторный визит — с автонапоминаниями на 3, 6, 12 месяцев
Реанимация — возвращение пациентов, которые не дошли до приёма или перестали выходить на связь
HR — воронка подбора администраторов и врачей
Объединили телефонию в одну систему Sipuni
Теперь звонки из всех филиалов идут через облачную АТС.
Всё фиксируется: время и запись разговора, пропущенные звонки от новых и действующих пациентов.

📌 4. Автоматизация

WhatsApp и SMS — без ручной отправки
За день до визита CRM сама отправляет пациенту напоминание.
Если пациент не ответил — CRM ставит задачу администратору.
Если пациента не получилось довести до приёма — он уходит в воронку реанимации, где система сама работает с базой пациентов, возвращая их в работу.

Умный прогрев
Через 1 день — вежливое напоминание.
Через 3 дня — предложение выбрать новую дату.
Через 7 дней — включается менеджер.
Всё — без ручной работы и ошибок.
Повторы после лечения
Через 6 месяцев — напоминание о гигиене.
Через 12 месяцев — предложение планового осмотра.
Пациенту кажется, что «о нём помнят» — а CRM работает вместо сотрудников — вовремя и без эмоций.

Что изменилось на практике

«Теперь пациенты не теряют записи. Не надо ничего уда-то кзаписывать. Уведомление пришло — всё, они пришли».

— Алина, руководитель сети клиник

✅ +27% пациентов стали доходить до клиники
Раньше часть пациентов просто забывала о визите: записались — и пропали. Сейчас каждый получает автонапоминание в WhatsApp или SMS, плюс админ получает задачу, если нет подтверждения. Дополнительно, если от момента записи до самого приёма, должно много времени, можно сделать пару полезных сообщений, напоминающих о нас или рассказывающих о клиники и враче.
👉 Даже те, кто раньше забывал или не отвечал — теперь доходят.

✅ +12–13% выручки только благодаря повторным визитам и воронке «реанимации»
Настроили цепочку сообщений и задач для пациентов, у которых давно не было визита. CRM сама напоминает, дожимает и приводит их обратно в клинику.
👉 Это дало реальный рост выручки, без дополнительных вложений в маркетинг.

✅ Полная синхронизация с МИС — без двойной работы
Все данные из теперь попадают в amoCRM автоматически: ФИО, врач, дата, стоимость, процедуры.
👉 Администратор не тратит время на копирование, ошибки исключены, собственник всё видит в одном месте.

✅ Админы сначала сопротивлялись, а теперь говорят: «Назад — никогда»
В первый день были возмущения: «Нам что, теперь ещё и это делать?!»
Через неделю — «А можно, чтобы ещё и это CRM делала?»
👉 Система действительно помогает, а не усложняет. Колл-центр работает быстрее, а админы стали меньше нервничать.

Вывод

Это не просто CRM.
Это — система управления продажами, клиентским опытом взаимодействия с клиникой и командой.

Она:

Объединяет все каналы коммуникации: звонки, мессенджеры, сайт, соцсети — всё в одном окне.
Автоматизирует рутину: напоминания, подтверждения, задачи админам, повторные визиты — работают без участия человека.
Даёт контроль: руководитель в любой момент видит, где заявки застревают, кто недорабатывает, какие филиалы растут.
Приносит результат: рост доходимости, повторных визитов и выручки — без увеличения затрат на рекламу.

А главное — она освобождает вас от микроменеджмента.

Система работает, даже если вы на отдыхе, на конференции или в кабинете с пациентом.

🚀 Хотите так же?

Мы покажем, как это может работать у вас. Без шаблонов. С расчётом результата. На живом примере.

Бесплатная CRM-экскурсия 👉 https://lp1-link.ru/diagnostics

Наши контакты

Сайт: https://1-link.ru/

Почта: info@1-link.ru

+7 (958) 709-06-59

+7 (499) 649-14-29