ВНЕДРЕНИЕ AMOCRM ДЛЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ HELP ME
Перед нашей командой стояла задача автоматизировать все процессы в компании и помочь ей начать масштабироваться по всей России
О клиенте
Центры помощи кредитным должникам Help Me основаны в 2015 году, имеющего собственные филиалы в Санкт-Петербурге и Рязани. С 2017 года филиалы компании под брендом Help Me начали открываться по всей России.
Костин Антон, Аналитик.
О проекте
- Срок реализации проекта: с сентября 2018 года по 2020 год.
- Менеджер проекта: Костин Антон.
- Сфера деятельности: Оказание юридических услуг.
- Цель заказчика в проекте: Наша задача — оцифровать все процессы, происходящие в компании, оптимизация времени работы с клиентами и создание технического отдела в управляющей компании..
Сложности до внедрения amoCRM
В данной компании не было crm-систем и всю работу сотрудники вели в гугл-таблицах и листочках. Так как компания активно развивается и готовится к продаже франшиз, нужно в кратчайшие сроки автоматизировать и облегчить как можно больше действий сотрудников: менеджеров, юристов, помощников арбитражных управляющих и т.д.
Задачи, которые необходимо выполнить:
Внедрение amoCRM
Первый и самый обширный этап работы с данным клиентом
Вначале работы необходимо провести Аудит бизнес-процессов и ответить на все вопросы по проекту.
Как работают специалисты?
Где хранить и создавать документы? (Их очень много в данной сфере)
Как контролировать работу более 200 сотрудников в будущем?
По плану использовалось несколько воронок для разделения отделов внутри компании.
Воронка "продажи" необходима для того, чтобы сотрудники компании могли принимать заявки с разнообразных источников, заключать договора и собирать с клиентов ежемесячные платежи.
Воронка "продажи" стандартная и состоит из следующих статусов: знакомство, встреча, договор, проверка договора, сбор платежей.
Все процессы прописаны с помощью Sensei. Автоматическая отправка смс, уведомление о скорой оплате. Каждая задача для менеджера является обязательной к выполнению и ведёт по заданному бизнес-процессу. Поэтому по каждому клиенту соблюдались регламенты обработки.
После того, как менеджеры заключили договор, он обязательно проверялся сотрудниками ОКК (отдел контроля качества). Каждое расторжение договора обрабатывал процесс Sensei, который очень часто позволял вернуть клиента после расторжения. Оказывалось множество дополнительных услуг, каждая из которых прописана в процессе Sensei. Менеджеру не нужно было очень глубоко знать, какие документы необходимы, так как процесс ему подсказывал, что необходимо сделать.
Какие преимущества мы дали для отдела продаж в amoCRM?
Всего в amoCRM на момент написания статьи было 50 франчайзи. У нас получилось объединить всех сотрудников в одной системе и контролировать их работу.
Документооборот
Каждый удалённый клиент проверяется ОКК
Каждый документ проверялся ОКК
Юридический отдел и введение в процедуру
В юридическом отделе происходит сбор документов и подача их в суд. Каждый шаг оцифрован и происходит автоматически. У юриста есть все данные для создания документов, так как менеджер до него уже всю информацию заполнил. Юристу остаётся только выполнять задачи, а процесс сам напоминает и ведёт клиента по этапам.
После того, как прошёл суд, клиент попадает в процедуру и с ним начинает работать помощник арбитражного управляющего. Также весь процесс оцифрован, и специалисту необходимо выполнять задачи и прикреплять документы вовремя. Управляющая компания отслеживала каждого клиента через ОКК и всегда знала, если возникали проблемы или задержки в процедуре.
В данном проекте amoCRM позволила автоматизировать все процессы в управляющей компании и франчайзи.
Помогла создать отдел ОКК и контролировать всю работу федеральной сети.
Настройка облачного хранилища Nextcloud
Каждый отсканированный документ загружался в данный сервис. В amoCRM получилось сделать свою интеграцию, которая позволяла сразу проставлять ссылки на необходимый документ и создавать сразу все необходимые папки.
Например, чтобы перевести клиента в юридический отдел, менеджеру необходимо загрузить в данные папки договор и все необходимые приложения.
После передать клиента на проверку ОКК. Менеджеру ОКК нужно проверить документ и поставить свою проверку в amoCRM. Только после этих действий менеджер на точке продаж сможет провести клиента дальше.
Преимущества внедрения собственного хранилища данных
Права доступа
Интеграция amoCRM
Безопасное хранение данных
Настройка собственной АТС 3сх
Данная АТС очень подходила для работы. Недорогое обслуживание (по сравнению с конкурентами), которое полностью зависит от нас.
Была произведена настройка АТС: куплен сервер, номера для регионов и стационарные телефоны. Менеджерам можно было выбирать, через какое устройство разговаривать с клиентом.
АТС поддерживает любые стационарные телефоны, наушники. Также есть мобильное приложение и переадресация на личный номер. Наши разработчики проделали немалую работу по внедрению АТС. Всего было подключено около 100 внешних номеров и 300 добавочных номеров для сотрудников. Настроены часовые пояса и голосовое меню для клиентов.
Чем нам помогла своя АТС?
Контроль работы системы
Низкая стоимость обслуживания
Записи разговоров
Организация собственной технической поддержки внутри компании и создание отдела ОКК
Техническая поддержка оказывалась всем франчайзи и управляющей компании через тикет-систему, также в критической ситуации была возможность позвонить по телефону. Были разработаны регламенты работы технической поддержки. Среднее время ответа составляло не более 5 - 10 минут. Вместе с отделом технической поддержки был создан отдел контроля качества. Сотрудники этого отдела слушали звонки, проверяли документы и удалённых клиентов и многое другое. Вся работа происходила в amoCRM.
Какие плюсы собственных ОКК и технического отдела
Экономия
Обучение сотрудников
Контроль работы всех сотрудников с помощью ОКК
С данным клиентом работа длилась более 2 лет.